De vraag ‘geef je ook tips over digitaal opruimen?’ krijg ik ontzettend vaak. Met digitaal opruimen wordt dan bedoeld: inbox opruimen en harde schijf opschonen. “Het kost zoveel tijd… ik weet niet waar ik moet beginnen en hoe ik weet wat ik wil houden, heb je tips om het makkelijker te maken?” Ik had er nooit een eenduidig antwoord op. Tot nu, want de oplossing is me eindelijk duidelijk geworden. Control+A, delete.

Digitaal opruimen kost ontzettend veel tijd, want waarschijnlijk heb je behoorlijk wat gigabytes en e-mails om door te ploegen. Tenzij je je al weken verveelt en behoefte hebt aan een dagbesteding, zou ik je niet aanraden om er veel tijd aan te besteden. Gelukkig is er een gemakkelijke, snelle oplossing.

Dé oplossing voor digitaal opruimen

Zet alles in één map ‘oud’ en behandel je e-mail en bestanden vanaf nu efficient.

Hoe doe je dat?

Inkomende mail:
1. Behandelen.Voer de bijbehorende actie uit (betalen, beantwoorden, bellen, lezen, in agenda zetten etc.).
2. Verwerken. Hiervoor heb je twee opties:
a) opslaan – zet de mail in de juiste map
b) delete

Bestanden:
Is het nodig om het op te slaan?
Echt waar?
Zo ja: sla het op in de cloud.

Klaar.

Maar dan is er toch niet opgeruimd?

Dat is waar. Maar dat is ook niet wat je eigenlijk wilt. De behoefte aan opschonen, deleten en overzicht komt voort uit iets anders. Je brein vertelt je: was mijn inbox nu maar alvast opgeschoond, dan zou ik me stukken beter voelen. Ik moet nodig m’n inbox opruimen, dan heb ik weer een nuttige stap gezet op weg naar een opgeruimder leven. Je brein is er echt van overtuigd dat je chaotische harde schijf en overvolle inbox de oorzaak zijn van de onrust die je ervaart.

Het is precies andersom: je chaotische digitale leven is een gevolg van je rommelige echte leven. Logisch dat het voor mij niet zinvol voelde om ‘zomaar’ wat tips te geven om digitaal op te ruimen. Met kleine ingrepen behandel je alleen maar een symptoom, in plaats van het werkelijke probleem.

Tips voor efficiënt mailgebruik

Wanneer je overzicht hebt in real life, voelt je inbox precies goed. Dan kun je prima leven met een overvolle inbox of externe harde schijf, je hebt er geen last van. Als je mind rustig is, is bovenstaande oplossing (om alles in één map ‘oud’ te zetten), een prima oplossing. Aanvullende tips zijn:

  1. Bedenk wat voor soort mail je vaak binnenkrijgt en wat je ermee wil
    Privé is dat waarschijnlijk: marketingmail, nieuwsbrieven, info/tickets over evenementen waar je heen gaat, vliegtickets, polissen, notificaties van social media of online systemen zoals mijnoverheid.nl., facturen en niet te vergeten gezellige mail van vrienden, kennissen en familie. Zakelijk krijg je veel van deze mail ook, plus vragen van collega’s, interne notities, CC’s, klantreacties etc. Ben je hier tevreden mee? Wat zou je willen veranderen?
  2. Leer jezelf nieuwe gewoontes aan voor de mail die vanaf nu binnenkomt
    Als het nodig is antwoord je kort en meteen als je de mail leest (lees je mail dus niet op momenten dat je geen tijd hebt om te antwoorden). Je blik op mailgebruik verandert sowieso na het lezen van deze blog van Jelmer de Boer.
  3. Meld je af voor nieuwsbrieven
    Meld je af voor overbodige nieuwsbrieven met www.unroll.me. Je kiest zelf waar je wel en niet op geabonneerd wil blijven. Het zal je verbazen in hoeveel systemen jouw emailadressen nog op een lijst staat.
  4. Herschik je mappen totdat je er 10-15 overhoudt
    Een uitgebreid systeem heeft geen toegevoegde waarde en kost te veel tijd om bij te houden. Gebruik een mappenindeling die logisch is voor jou. Bijvoorbeeld op categorie (huis, werk, verzekeringen, vrienden etc.), op jaartal of op… wat jij zelf snapt (vakantie, belangrijk, Anne).
  5. Gebruik de zoekfunctie om oude mails terug te vinden
    Doe je waarschijnlijk al, omdat je mappensysteem te uitgebreid is

Bestanden opslaan

Maak een backup in de cloud van je belangrijkste bestanden.
Maak nieuwe documenten zoveel mogelijk in de cloud.
Beslis hoeveel en wat voor documenten je vanaf nu wilt bewaren (dat mogen tienduizenden foto’s en van elk document twintig versies zijn. Het is volledig aan jou!).

Behandel het werkelijke probleem

Grote kans dat je mind onrustig is en daarom voelt de tip om te beginnen met alles in een map ‘oud’ te zetten, helemaal niet als oplossing. Meteen ervaar je allerlei innerlijke protesten: “ja maar dan ís het er toch nog, ja maar hoe kan ik dan ooit nog iets vinden?”. Als dat zo is, is het waarschijnlijk veel nuttiger om eerst op andere vlakken overzicht te creëren, dan om kostbare tijd besteden aan symptoombestrijding.

 

Dit blog is een bewerkt fragment uit Thuis zonder huis.  

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *